Ketakutan terbesar kampus yang ingin berganti SIAKAD adalah kehilangan riwayat mahasiswa. Ketakutan itu beralasan, tetapi bisa dikelola. Kuncinya adalah memperlakukan migrasi sebagai proyek sendiri dengan daftar yang jelas, bukan pekerjaan sampingan di akhir kontrak.
Tahap 1: inventarisasi sebelum memindahkan apa pun
- Daftar seluruh tabel atau file data di sistem lama, termasuk spreadsheet yang dipakai di luar sistem.
- Siapa pemilik tiap data (BAAK, keuangan, prodi) dan siapa yang memutuskan bila ada data ganda.
- Format penyimpanan: basis data apa, apakah bisa diekspor, dan apakah ada dokumentasi struktur data.
- Data yang tidak akan dipindahkan, beserta alasannya, dan di mana arsip disimpan.
Tahap 2: data apa yang dipindahkan
| Kelompok data | Catatan |
|---|---|
| Program studi dan kurikulum | Versi kurikulum lama harus tetap utuh untuk angkatan yang masih memakainya |
| Mata kuliah dan prasyarat | Kode mata kuliah yang berubah perlu tabel pemetaan |
| Mahasiswa | NIM, status, angkatan, dan data pribadi yang diperlukan |
| Dosen | NIDN atau NUPTK, status, dan homebase |
| Riwayat KRS dan nilai | Bagian paling sensitif; harus bisa menghasilkan transkrip yang sama |
| Keuangan | Tagihan dan pembayaran yang masih berjalan, serta saldo |
| Kelulusan | Data yudisium dan ijazah yang sudah terbit |
Tahap 3: pembersihan data
Sistem baru akan menampilkan semua kekacauan data lama dengan jelas. Siapkan waktu untuk menangani:
- NIM ganda atau mengandung spasi.
- Mahasiswa yang statusnya tidak jelas, misalnya tercatat aktif tetapi tidak ada KRS berkali-kali.
- Nilai dengan skala yang berbeda antar angkatan.
- Nama mata kuliah yang berbeda penulisan untuk kode yang sama.
Tahap 4: validasi hasil migrasi
- Bandingkan jumlah. Mahasiswa, dosen, mata kuliah, dan baris nilai di sistem lama dan baru harus cocok.
- Ambil sampel. Pilih beberapa mahasiswa dari tiap angkatan dan prodi, lalu bandingkan transkripnya satu per satu.
- Cek kasus tepi. Mahasiswa pindahan, cuti, mengulang, dan lulusan lama.
- Libatkan prodi. Hasil impor diperiksa oleh orang yang mengenal datanya, bukan hanya oleh teknisi.
- Uji pelaporan. Sinkronkan sebagian data ke Feeder PDDikti dan lihat apakah ada galat yang tidak terduga.
Tahap 5: cadangan dan rencana mundur
- Cadangan penuh sistem lama sebelum cutover, disimpan di tempat terpisah.
- Sistem lama tetap bisa dibuka (hanya-baca) selama satu semester penuh.
- Keputusan tertulis: kondisi apa yang membuat kampus menunda atau kembali ke sistem lama.
Tahap 6: waktu cutover dan pelatihan
Hindari beralih di tengah masa KRS atau input nilai. Titik yang biasanya paling tenang adalah antar-semester, setelah nilai dikunci dan sebelum KRS berikutnya dibuka. Jadwalkan pelatihan untuk staf dan dosen sebelum hari beralih, dan siapkan panduan pengguna singkat untuk mahasiswa.
Bila data sudah ada di Feeder
Untuk kampus yang data lamanya tidak rapi, Feeder PDDikti sering menjadi sumber yang paling lengkap. Impor dari Feeder dapat mengisi data mahasiswa, kurikulum, dan riwayat tanpa mengetik ulang. Sisfo Akademik menyediakan wizard impor untuk hal ini, dijelaskan di halaman Feeder PDDikti. Hasil impor tetap perlu diperiksa oleh prodi.
Tentang kami. Situs ini dikelola oleh tim Sisfo Akademik, pengembang SIAKAD. Fitur lengkap ada di halaman fitur dan tarif di halaman harga.