Memilih aplikasi SIAKAD adalah keputusan yang akan dirasakan bertahun-tahun oleh bagian akademik, dosen, dan mahasiswa. Kesalahan pilih biasanya baru terasa setelah satu atau dua semester, ketika data sudah terlanjur menumpuk. Panduan ini ditulis untuk pimpinan dan pengelola kampus yang perlu memutuskan tanpa harus paham teknis.
Mulai dari masalah, bukan dari fitur
Daftar fitur vendor hampir selalu panjang dan terlihat mirip. Cara yang lebih berguna adalah menulis dulu lima proses yang paling sering bermasalah di kampus Anda. Contohnya: pengisian KRS yang antre, jadwal yang bentrok, nilai yang terlambat masuk, pelaporan PDDikti yang selalu mepet, atau tagihan yang tidak cocok dengan status registrasi. Lima proses itu menjadi bahan uji untuk semua vendor.
Enam kriteria yang layak dinilai
1. Cakupan proses akademik
Pastikan alur lengkapnya tercakup: KRS, jadwal, nilai, KHS, transkrip, yudisium, wisuda, serta tugas akhir dan kegiatan lapangan. Sistem yang hanya kuat di sebagian alur memaksa kampus menambal sisanya dengan spreadsheet.
2. Integrasi dengan sistem nasional
Pelaporan ke Feeder PDDikti adalah kewajiban rutin. Tanyakan apakah data mengalir langsung dari SIAKAD, bagaimana galat ditangani, dan siapa yang menyesuaikan bila aturan pelaporan berubah. Bila kampus Anda mengelola data dosen untuk SISTER, tanyakan hal yang sama.
3. Keuangan yang terhubung ke akademik
Tagihan, pembayaran, dan status registrasi sebaiknya satu rantai. Kalau terpisah, bagian keuangan dan BAAK akan terus saling mengecek data.
4. Hak akses dan jejak perubahan
Nilai dan data mahasiswa adalah data sensitif. Periksa apakah akses bisa dibatasi per peran dan per program studi, apakah ada audit log, dan apakah akun administrator memakai pengamanan tambahan.
5. Kepemilikan dan keluaran data
Tanyakan apakah data bisa diekspor penuh, dalam format apa, dan apa yang terjadi bila kontrak berakhir. Data mahasiswa adalah milik kampus, bukan milik vendor.
6. Dukungan setelah go-live
Jam layanan, kanal kontak, dan siapa yang menangani pembaruan sama pentingnya dengan fitur. Banyak masalah muncul pada minggu-minggu pertama KRS dan input nilai, saat kampus paling butuh bantuan cepat.
Cara menguji demo
- Kirim lima proses bermasalah tadi ke vendor sebelum demo.
- Minta demo memakai data yang mirip kampus Anda: jumlah prodi, kurikulum, dan skema SKS yang sebenarnya.
- Libatkan orang yang akan memakainya: staf BAAK, keuangan, satu atau dua dosen, dan perwakilan prodi.
- Catat hal yang tidak bisa didemokan, bukan hanya yang berhasil.
- Minta akses uji beberapa hari bila memungkinkan.
Pertanyaan yang sebaiknya diajukan ke setiap vendor
| Pertanyaan | Kenapa penting |
|---|---|
| Modul apa saja yang sudah termasuk harga? | PMB, keuangan, dan kurikulum OBE kadang dihitung terpisah |
| Berapa biaya tahun kedua dan seterusnya? | Biaya pemeliharaan dan pembaruan sering tidak tampil di penawaran awal |
| Siapa yang menangani perubahan aturan PDDikti? | Aturan pelaporan berubah, dan itu harus ada penanggung jawabnya |
| Apakah data bisa diekspor penuh? | Menentukan seberapa mudah Anda berpindah di masa depan |
| Apa yang dilakukan saat sistem bermasalah di masa KRS? | Menunjukkan kualitas dukungan saat paling dibutuhkan |
Kesalahan yang sering terjadi
- Memilih hanya dari harga termurah. Biaya sebenarnya baru terlihat setelah migrasi, pelatihan, dan pemeliharaan dihitung.
- Keputusan hanya di tingkat pimpinan. Staf yang memakainya sehari-hari tidak dilibatkan, sehingga sistem ditolak diam-diam.
- Tidak menguji data nyata. Demo dengan data contoh yang rapi menyembunyikan masalah data lama.
- Mengabaikan rencana migrasi. Lihat juga checklist migrasi dari SIAKAD lama.
Pertimbangan model layanan
Selain fitur, putuskan apakah server dikelola vendor (cloud) atau di kampus (on-premise). Perbandingan biayanya dibahas di biaya SIAKAD cloud dan on-premise.
Tentang kami. Situs ini dikelola oleh tim Sisfo Akademik, pengembang SIAKAD. Fitur lengkap ada di halaman fitur dan tarif di halaman harga.